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Autor: Daniel Schmidt, Senior Product Marketing Manager, Kofax

Viele Unternehmen wissen inzwischen, wie wichtig es ist, RPA einzusetzen. Einige überprüfen vielleicht gerade, in welchen Prozessen sich RPA gut verwenden lässt. Andere setzen bereits erste Software-Roboter ein. Damit ist die meiste Arbeit bereits getan. Denn ab sofort verrichten die digitalen Kollegen brav ihren Dienst. Oder vielleicht doch nicht?

Die Realität sieht anders aus: Die Prozessautomatisierung mit RPA steht gerade erst am Anfang. Selbst wenn Unternehmen schon eine Vielzahl von Software-Robotern einsetzen, ist es immer noch notwendig, diese regelmäßig zu überprüfen, zu verwalten und bedarfsgerecht zu warten. Dafür ist neben einer umfassenden Kontrolle auch eine Versionierung erforderlich.

 

Was würde ohne Richtlinien und Kontrolle geschehen?

Ohne Verwaltung würden Roboter nicht richtig funktionieren, sich gegenseitig in die Quere kommen und schlimmstenfalls blankes Chaos verursachen. Woran das liegt? In erster Linie an den Systemen, in denen Unternehmen sie einsetzen. Denn Veränderungen sind unvermeidlich. Ältere Systeme und Websites müssen sich – nicht zuletzt aufgrund der Digitalisierung – weiterentwickeln. Unternehmen sind gefordert, Anwendungen oder Tabellenkalkulationen regelmäßig zu aktualisieren, Passwörter zu erneuern oder Sicherheitspatches durchzuführen. Ganz gleich, welche Änderungen auftreten – sobald diese wirksam sind, weiß der RPA-Roboter nicht, was er zu tun hat. All diese Aspekte werden immer wichtiger, vor allem wenn Software-Roboter unternehmensweit zum Einsatz kommen sollen. Wenn ein Roboter ausfällt und es in der Organisation keine entsprechende Richtlinie mit einer Anleitung zum Lösen dieses Problems gibt, herrscht binnen kurzer Zeit ein wildes Durcheinander. Denn irgendwann ist es unmöglich nachzuvollziehen, welcher von Hunderten oder – gerade in größeren Unternehmen – Tausenden Robotern ein Problem verursacht hat. Eine einzige Änderung in der Systemlandschaft oder ein ausgefallener Roboter kann schnell dafür sorgen, dass viele weitere Roboter in ihrer Funktion stark eingeschränkt sind oder gar nicht mehr funktionieren.

 

RPA-Projekte umfassend gestalten

Wie Ernst & Young, ein Beratungsunternehmen, im Bericht „Get ready for robots“ betont, ist es gar nicht so einfach, RPA richtig einzusetzen. Laut der Untersuchung scheitern zwischen 30 und 50 Prozent der ersten RPA-Projekte. Das liegt nicht an der Technologie an sich, denn es gibt auch zahlreiche Erfolgsbeispiele. Nichtsdestotrotz entstehen immer wieder Fehler, die Unternehmen daran hindern, RPA gewinnbringend zu nutzen. Mangelnde Governance ist einer der häufigsten Gründe hierfür. Aus technischer Sicht ist diese allerdings einfach zu erreichen, wenn RPA-Tools neben Management- auch Überwachungsfunktionen beinhalten. Aber um RPA unternehmensweit und skalierbar einzusetzen, sollten Unternehmen zuerst Richtlinien und Regeln definieren. Laut Forrester Research sind Performance und Skalierbarkeit die Hauptgründe, warum Unternehmen mit RPA kämpfen, gefolgt von der Verwaltung von Regeln für das Verhalten der Software-Roboter sowie der Steuerung und dem Betrieb von RPA. Um den Nutzen von RPA zu maximieren, sollten Chief Operating Officers (COOs) und Chief Information Officers (CIOs) zusammenarbeiten, um die Governance-Grundlagen für die Interaktionen sowie den Zugriff und die Verbreitung von Daten und Inhalten durch RPA-Roboter zu schaffen. Aber wie gelingt das, wenn Unternehmen RPA-Roboter häufig dezentral einsetzen?

 

Orientierungsrahmen schaffen

Eine bewährte Vorgehensweise ist es, einen Orientierungsrahmen zu etablieren. Obwohl die Operative bei der Entwicklung eines solchen Modells die Führung übernehmen wird, muss sie beim Ausarbeiten von strategischen Initiativen eng mit der IT kooperieren, um doppelten Aufwand bei der Prozessautomatisierung zu vermeiden. Empfehlenswert ist es, drei Teams aufzustellen:

  1. Ein RPA-Business-Experten-Team, das überprüft, wie und in welchem Umfang sich RPA im Unternehmen einsetzen lässt. Es gilt, sowohl Ziele für die Effizienz der Software-Roboter festzulegen als auch Ergebnisse zu überprüfen.
  2. Darüber hinaus ist ein Fachabteilungsrat empfehlenswert, der die Prioritäten hinsichtlich der Automatisierung einzelner Geschäftsprozesse bekannt gibt.
  3. Zudem ein technisches RPA-Experten-Team – auch bekannt als Center of Excellence (CoE) –, das hilft, Roboter zu erstellen, aber auch die Fachabteilungen betreut, damit diese ihre Software-Roboter entwerfen können.

Insbesondere um das dritte Team aufzustellen, benötigt das Governance-Team bestimmte, in die RPA-Plattform integrierte Tools – darunter Roboter-Analyse, Performance-Tools, Versionskontrolle und Sicherheit. Eine Plattform, die Robot Lifecycle Management verwendet, unterstützt Teams dabei, unternehmensweit Tausende von RPA-Robotern zu verwalten. Damit können Mitarbeiter Probleme oder Änderungen in RPA-Prozessen deutlich leichter verfolgen oder untersuchen beziehungsweise Dateien abgleichen und Unterschiede mit wenigen Klicks aufzeigen. Außerdem erleichtert das Robot Lifecycle Management das Speichern von Backup-Dateien, sodass Unternehmen bei Bedarf ohne Weiteres auf eine frühere Version zurückgreifen können.

 

Das technische Experten-Team bündelt Wissen

Dieses Team spielt eine zentrale Rolle, da es als „Single Source of Truth“ fungiert und das Unternehmen auf die langfristigen Ziele ausrichtet. Es besteht aus einer Gruppe von Kernressourcen und Mitarbeitern, die alle mit der Automatisierung in Zusammenhang stehenden Aspekte leiten, darunter das Überwachen und Aufrechterhalten von Standards in der gesamten Organisation. Dazu gehören Schulungen, das Management von Anbietern, die Einführung von Best Practices usw. Die Mitglieder des Teams stammen aus dem gesamten Unternehmen. Die IT ist ein Kernbestandteil, darüber hinaus bringen die Stakeholder aus jeder Geschäftseinheit ihre Fachkompetenz ein. Mit diesem geballten Wissen ist das Team bestens gerüstet, um nicht nur die Entscheidungen hinsichtlich des passenden RPA-Tools zu treffen, sondern auch darüber, welche Prozesse die besten Kandidaten für eine Automatisierung sind.

 

Aufteilung der Verantwortlichkeiten

In Bezug darauf, wie Unternehmen ein solches Vorhaben angehen können, gibt es einen flexiblen Spielraum. Möglich sind drei verschiedene Modelle, die sich jeweils in der Verteilung der Verantwortlichkeiten im Unternehmen unterscheiden:

  • Zentralisiertes Betriebsmodell: Ein einziges Team ist für die Durchführung und Kontrolle aller Aspekte des RPA-Programms verantwortlich.
  • Dezentrales Betriebsmodell: Die Verantwortlichkeiten sind auf einzelne Geschäftseinheiten des Unternehmens verteilt.
  • Hybrides Betriebsmodell: Einige Aspekte des Automatisierungsprogramms werden von einem einzigen, zentralisierten Team durchgeführt, während weitere von anderen Geschäftseinheiten übernommen werden.

Diesbezüglich gibt es keine richtige oder falsche Antwort. Unternehmen sollten mit dem Modell beginnen, das angesichts ihrer Unternehmenskultur und ihres aktuellen Status‘ im Digitalisierungsprozess am besten zu ihnen passt und ihrem Bedarf entspricht.

 

Fazit: Ohne Ordnung herrscht Chaos

Durch die Einführung eines Kompetenzzentrums und ausgefeilter Tools wie Robot Lifecycle Management können Unternehmen RPA in das Zentrum ihrer Unternehmensaktivitäten rücken. Damit gehen sie über das einfache Automatisieren von Prozessen deutlich hinaus. Ein starkes Governance-Programm ist für eine erfolgreiche RPA-Skalierung unabdingbar. Verteilen Unternehmen die RPA-Verantwortlichkeiten auf mehrere Teams und setzen die richtigen Tools ein, können sie ihre Roboter deutlich besser steuern und somit die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass die digitalen Kollegen ihre Arbeit zuverlässig verrichten.

 

Zum Autor:

Daniel Schmidt ist Senior Product Marketing Manager bei Kofax. Er ist dafür verantwortlich, Marktanforderungen zu eruieren, den weltweiten Marketingplan umzusetzen und die verschiedenen Softwarelösungen wie Robotic Process Automation, Customer Communications Management, E-Signatur und einige andere Prozessautomatisierungstools zu positionieren. Schmidt verfügt über 20 Jahre Erfahrung in der Unternehmenssoftwarebranche und ist spezialisiert auf die Verbesserung von Technologien und Prozessen zur Kundenbindung.

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